บทที่3

บทที่ 3

การประยุกต์ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปในงานธุรกิจ 

 (Application Software in Business )

ความเข้าใจในแนวคิดและคำศัพท์ทางคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การจัดเก็บข้อมูลและการสื่อสารข้อมูล โดยมุ่งเน้นที่ความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และองค์กรธุรกิจ โดยมีแนวคิดที่ครอบคลุมถึงการพัฒนาระบบข้อมูล การทำงานประเภทตารางคำนวณในการแก้ปัญหางานธุรกิจ การใช้และการบริหารจัดการเทคโนโลยีสมัยใหม่ ตลอดจนผลกระทบที่เกิดขึ้นกับวิธีการทำธุรกิจขององค์กร โดยครอบคลุมถึงการทำงานจริง ฝึกปฏิบัติ เช่น การประมวลผลคำ สเปรดชีต ฐานข้อมูล เวิลด์ไวด์เว็บ การเข้าถึงอีเมล์ อินเทอร์เน็ต และซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้ในสำนักงาน

 ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป  

          ในบรรดาซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันทั่วไป ซอฟต์แวร์สำเร็จ (package) เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความนิยมใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทพัฒนาขึ้นแล้วนำออกจำหน่าย เพื่อให้ผู้ใช้งานซื้อไปใช้ได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนา ซอฟต์แวร์สำเร็จแล่งเป็น 5 กลุ่มใหญ่ ได้แก่ 

1.ซอฟต์แวร์ประมวลคำ (word processing software) 

2.ซอฟต์แวร์ตารางการทำงาน (spread sheet software) 

3.ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (database mangement software) 

4.ซอฟต์แวร์นำเสนอ (presentation software) 

5.ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูล (data communication software)

ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปด้านงานกราฟฟิก

          เนื่องจากคอมพิวเตอร์กราฟิกเป็นงานที่สิ้นเปลืองเวลา ทั้งยังต้องใช้กำลังสมองและกำลังกายเป็น

อย่างมาก เพราะฉะนั้น เราจึงต้องพิจารณาว่าโปรแกรมกราฟิกที่จะนำมาใช้งาน ควรจะเป็นโปรแกรม

สำเร็จรูป หรือโปรแกรมที่เขียนขึ้นเอง หรือใช้โปรแกรมทั้งสองชนิดร่วมกัน แนวทางการตัดสินใจเลือก

ใช้โปรแกรมกราฟิก อาจจะพิจารณาได้จากข้อมูลต่างๆ ดังต่อไปนี้

          1.โปรแกรมสำเร็จรูปสามารถใช้งานได้ทันที โดยเสียเวลาศึกษาวิธีการใช้โปรแกรมเพียงเล็กน้อยเท่านั้น โปรแกรมสำเร็จรูปจึงเหมาะกับงานเร่งด่วน และใช้ในการศึกษาของผู้เริ่มต้น

        2.โปรแกรมสำเร็จรูปแต่ละโปรแกรม มีจุดมุ่งหมายของการใช้งานแตกต่างกัน เช่น บางโปรแกรมเน้นทางด้านการพิมพ์ภาพ บางโปรแกรมเน้นทางด้านการพิมพ์ตัวอักษร ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจเลือกโปรแกรมมาใช้งานจึงต้องทำการศึกษาและอาจจะต้องทดลองใช้โปรแกรมนั้นดูก่อน ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สิ้นเปลืองเวลา และถ้าเลือกโปรแกรมไม่เหมาะสมก็จะยิ่งทำให้เสียทั้งเวลาและทรัพย์สินไปโดยเปล่าประโยชน์

         3.มีความเป็นไปได้สูงมาก ที่โปรแกรมสำเร็จรูปเพียงโปรแกรมเดียว จะสามารถทำงานให้ตรงกับความต้องการของเราได้ครบถ้วน เช่น โปรแกรมจากต่างประเทศใช้สร้างอักษรไทยไม่ได้ สร้างเสียงที่เราต้องการไม่ได้ จึงอาจจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมร่วมกันครั้งละหลายโปรแกรม กรณีมีปัญหาดังกล่าวนี้ การเขียนโปรแกรมขึ้นเองจึงเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด เพราะเราสามารถเขียนโปรแกรมให้ทำทุกอย่างได้ตามที่เราต้องการ

          4.ในระยะยาว การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำให้สิ้นเปลืองมากกว่า เนื่องจากจะต้องหาซื้อโปรแกรมรุ่นใหม่มาใช้แทนโปรแกรมรุ่นเก่าอยู่เสมอ โปรแกรมที่เปลี่ยนรุ่นเร็วจะมีผลให้ต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเร็วกว่าด้วย ต่างกับโปรแกรมที่เขียนขึ้นเองซึ่งเราสามารถปรับปรุงเพิ่มเติมให้เหมาะสมกับความต้องการ และสมัยนิยมด้วยค่าใช้จ่ายต่ำกว่า

          5.ผู้ผลิตโปรแกรมสำเร็จรูปมีฐานะเป็นผู้ขายหรือผู้รับเงิน ส่วนผู้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปมีฐานะเป็นผู้ซื้อหรือผู้จ่ายเงิน ถ้าผู้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปไม่พยายามพัฒนาความรู้ความสามารถก็คงต้องเป็นผู้ซื้อตลอดไป วิธีการที่เหมาะสมสำหรับระยะยาวก็คือผู้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในวันนี้ ควรจะพยายามศึกษาและสร้างโปรแกรมขึ้นใช้เองให้ได้ เพื่อให้สามารถพึ่งตนเองได้ในวันข้างหน้า และอาจจะเปลี่ยนเป็นผู้ขายโปรแกรมสำเร็จรูปในอนาคต

          6.การเขียนโปรแกรมขึ้นใช้เอง ทำให้เราเกิดความเข้าใจเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ของคอมพิวเตอร์ ที่ใช้งานด้านกราฟิก

ได้ดีขึ้น ซึ่งเป็นผลให้เรามีความมั่นใจและภูมิใจในความรู้ความสามารถของตนเอง

ซอฟแวร์สำเร็จรูปด้านเอกสาร

          ในปัจจุบัน คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมด้านเอกสาร ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา คุณสมบัติพื้นฐานต่างๆ ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูล การควบคุมการ แสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย  เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมด้านเอกสารนั้น ช่วยให้ผู้ใช้งานพิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่องด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า การม้วนคำ (Word Wrap) ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดี ผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความ โดยไม่ต้องกังวลว่า ข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวาของบรรทัดที่กำหนดไว้ เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อย ก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ ที่มีชื่อแฟ้มข้อมูลกำกับ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำใหม่ทั้งหมด

          เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมด้านเอกสาร เช่น การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การแทรก (Insert) โดยโปรแกรมจะทำการร่นคำที่มีอยู่เดิมนั้น ให้เลื่อนไปทางขวามือ เพื่อให้มีช่องว่าสำหรับคำใหม่ หรือ การเขียนทับ (Overwrite) ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ถูกลงไป ทับแทนคำ หรือข้อความเดิมที่ผิด โดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อน และยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหา และแทนที่คำ เพื่อช่วยให้สามารถแก้ไขคำต่างๆ ได้เร็วขึ้น ด้วยการไม่ต้องพิมพ์คำที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง โปรแกรมก็จะทำการค้นหา และแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติ และครบทุก

          การควบคุมการแสดงตัวอักษร และการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมด้านเอกสารส่วนใหญ่ จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษร และย่อหน้าได้อย่างสวยงาม อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบ และยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจ และตามความเหมาะสมของเอกสาร ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่ โดยอัติโนมัติทุกครั้ง ที่มีการแก้ไขเอกสาร เช่น การกำหนดให้ข้อความในบรรทัด เริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกัน หรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด เป็นต้น

         เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียน และจ่าหน้าซองจดหมาย เครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้ ๑ ฉบับ พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่ง ที่จะต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูล และสร้างแฟ้มข้อมูล สำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้น หรือจ่าหน้าซองจดหมาย โปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ในตำแหน่งที่กำหนด ไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคนในปัจจุบัน โปรแกรมด้านเอกสารมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ มีเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยในการพิมพ์ หรือสร้างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น งานสร้างตาราง การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์ การตรวจสอบตัวสะกด

          การตรวจสอบไวยากรณ์ การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ และความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้น โปรแกรมประมวลผลคำ จึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด และสามารถใช้งานเสมือนโรงพิมพ์ตั้งโต๊ะ

ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปด้านงานตารางการทำงาน

          เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในคิดคำนวณ การทำงาน ของซอฟต์แวร์ตารางการทำงาน ใช้หลักการเสมือนมีโต๊ะทำงานที่มีกระดาษขนาดใหญ่วางไว้ มีเครื่องมือคล้ายปากกา ยางลบ และเครื่องคำนวณเตรียมไว้ให้เสร็จบนกระดาษมีช่องให้ใส่ตัวเลข ข้อความหรือสูตร สามารถสั่งให้คำนวณตามสูตร หรือเงื่อนไขที่กำหนด ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ตารางทำงานที่นิยมใช้ เช่น Excell 

ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปด้านการจัดการฐานข้อมูล

          การใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างหนึ่งคือ การใช้เก็บข้อมูล และจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ เรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล ที่นิยมใช้ เช่น Access

ซอฟแวร์ด้านการนำเสนอ

          เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับนำเสนอข้อมูลการแสดงผลต้องสามารถดึงดูดความสนใจ ซอฟต์แวร์เหล่านี้จึงเป็นซอฟต์แวร์ที่นอกจากสามารถแสดงข้อความในลักษณะที่จะสื่อความหมายได้ง่ายแล้วสามารถสร้างแผนภูมิ กราฟ และรูปภาพที่มีการเคลื่อนไหวได้ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์นำเสนอ เช่น เพาเวอร์พอยต์ ,โลตัสฟรีแลนซ์ ,ฮาร์วาร์ดกราฟิก

ที่มา  https://sites.google.com/site/businesscomputerleon/sxftwaer-sarecrup